Xây dựng, vận hành và tự đánh giá hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong cơ sở giáo dục đại học trên cơ sở bộ chuẩn chất lượng
Hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong của cơ sở giáo dục bao gồm ba phân hệ. Phân hệ thứ nhất là phân hệ mục tiêu, chính sách và kế hoạch chiến lược, tương ứng với cấp chiến lược. Phân hệ thứ hai là phân hệ khung bảo đảm chất lượng, bao gồm các quy trình và hướng dẫn công việc tiến tới chuẩn, tương ứng với cấp hệ thống. Đây là phân hệ quan trọng nhất vì nó có chức năng hướng dẫn và kiểm soát các hoạt động trong trường tiến tới chuẩn để được công nhận có chất lượng. Phân hệ thứ ba là phân hệ các nguồn lực, thông tin bảo đảm chất lượng và các công cụ giám sát, đánh giá, tương ứng với cấp chiến thuật hoặc tác nghiệp.
Thực tế hiện nay cho thấy trong các cơ sở giáo dục đại học ở Việt Nam, phân hệ cấp chiến lược và phân hệ cấp chiến thuật đã được xây dựng ở một mức độ nhất định, dù chưa hoàn chỉnh. Tuy nhiên, ở cấp hệ thống, tức hệ thống các quy trình bảo đảm chất lượng tiến tới chuẩn, mới chỉ xuất hiện một số quy trình rải rác trong một vài lĩnh vực như tuyển sinh, bổ nhiệm hay thiết kế chương trình đào tạo. Các quy trình này chưa được tổ chức thành một hệ thống đầy đủ. Vì vậy, việc xây dựng phân hệ khung bảo đảm chất lượng bên trong trên cơ sở bộ chuẩn là nhiệm vụ cần được ưu tiên.
Quy trình xây dựng khung bảo đảm chất lượng bên trong trên cơ sở bộ chuẩn được triển khai theo nguyên tắc PDCA, bao gồm các giai đoạn lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và cải tiến. Ở giai đoạn thứ nhất, tương ứng với bước lập kế hoạch, nhà trường xây dựng phân hệ khung bảo đảm chất lượng bên trong ở cấp hệ thống. Trước hết, cần phân công nghiên cứu bộ tiêu chuẩn kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục đại học và bộ tiêu chuẩn kiểm định chất lượng chương trình đào tạo, từ đó xác định các minh chứng và những yêu cầu cần đạt của từng minh chứng. Tiếp theo, cần phân công viết hướng dẫn chuẩn bị cho từng minh chứng dưới dạng một quy trình, trong đó ghi rõ người thực hiện và các bước tiến hành. Sau mỗi bước, cần xác định rõ tiêu chí hoàn thành trước khi chuyển sang bước tiếp theo. Bằng cách đó, mỗi minh chứng đều được gắn với một thiết chế bảo đảm chất lượng. Khi minh chứng được chuẩn bị và thực hiện đúng quy trình, sản phẩm có khả năng được công nhận đạt chuẩn, tức là có chất lượng.
Sau khi xây dựng các quy trình và hướng dẫn công việc, nhà trường cần văn bản hóa toàn bộ các quy trình này và tổ chức thảo luận, góp ý. Ở bước này, mỗi thành viên trong trường đều có số lượng công việc cụ thể kèm theo bản hướng dẫn cho từng công việc. Mỗi người cần góp ý để hoàn thiện quy trình công việc của mình và cam kết thực hiện đúng, đủ quy trình đó. Cuối cùng, toàn bộ quy trình được thể chế hóa để tạo thành khung hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong của cơ sở đào tạo. Hệ thống này có thể được tổ chức thành các sổ tay bảo đảm chất lượng cho từng lĩnh vực, lưu tại phòng bảo đảm chất lượng của trường để làm đầu mối điều hành. Những công việc cụ thể được lưu tại văn phòng các khoa, bộ môn, phòng ban tương ứng để tổ chức thực hiện.
Đây là giai đoạn quan trọng nhất vì nó đặt nền móng cho việc thay đổi phương thức quản lý nhà trường. Nhà trường chuyển từ quản lý bằng chức năng sang quản lý bằng các quy trình tiến tới chuẩn. Trong phương thức quản lý cũ, mỗi đơn vị hoặc cá nhân thường thực hiện công việc theo chức năng được giao, dựa nhiều vào kinh nghiệm, thói quen và cách hiểu riêng. Trong phương thức quản lý chất lượng, mỗi công việc được hướng dẫn bằng quy trình cụ thể, có tiêu chí hoàn thành rõ ràng, có minh chứng, có kiểm soát và có khả năng cải tiến. Chính sự chuyển đổi này tạo ra nền tảng cho việc hình thành văn hóa chất lượng trong nhà trường.
Giai đoạn thứ hai, tương ứng với bước thực hiện trong chu trình PDCA, là tổ chức vận hành hệ thống. Ở giai đoạn này, mỗi cá nhân thực hiện các công việc được giao theo quy trình và hướng dẫn công việc tương ứng. Ai làm bao nhiêu việc đều có quy trình, hướng dẫn công việc kèm theo và được yêu cầu tuân thủ nghiêm túc để bảo đảm công việc được thực hiện tốt nhất có thể. Đây là giai đoạn khó nhất vì nó phá vỡ những thói quen cũ, nhất là đối với những giảng viên, nhân viên đã quen với cách làm việc trước đây. Việc yêu cầu mọi người làm công việc cũ theo một cách mới thường gặp không ít khó khăn, tương tự như việc thay đổi một thói quen xã hội đã hình thành từ lâu.
Trong giai đoạn vận hành, vai trò của lãnh đạo nhà trường mang tính quyết định. Lãnh đạo cần động viên, hỗ trợ, tập huấn và giúp đỡ cán bộ, giảng viên, nhân viên trong giai đoạn đầu. Đồng thời, sau khi hệ thống đã được phổ biến và hướng dẫn đầy đủ, cần có những chế tài phù hợp để bảo đảm mọi người tuân thủ quy trình một cách nghiêm túc. Khi việc thực hiện quy trình trở thành thói quen, các thành viên trong nhà trường sẽ dần hình thành ý thức tự giác về chất lượng, từ đó tiến tới xây dựng văn hóa chất lượng.
Giai đoạn thứ ba, tương ứng với bước kiểm tra trong chu trình PDCA, là tự đánh giá và đánh giá ngoài. Khi tự đánh giá, mỗi cá nhân hoặc đơn vị xem xét lại công việc mình đã thực hiện theo quy trình nào, đã thực hiện như thế nào và đạt kết quả ra sao. Mỗi người mô tả lại cách thức tiến hành công việc theo quy trình. Những bước đã thực hiện được xem là điểm mạnh, những bước chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đầy đủ là điểm yếu. Kế hoạch khắc phục chính là việc thực hiện đầy đủ các bước còn thiếu hoặc cải tiến quy trình cho phù hợp hơn. Nếu các bước trong quy trình được thực hiện đầy đủ, sản phẩm có thể được xem là có chất lượng vì đã có thiết chế bảo đảm chất lượng cho sản phẩm đó. Trong quá trình tự đánh giá, các cá nhân và đơn vị cũng có thể đề xuất cải tiến quy trình để nâng cao chất lượng.
Ở giai đoạn này, lãnh đạo nhà trường cần huy động toàn thể cán bộ, giảng viên và nhân viên tham gia vì tự đánh giá không chỉ là trách nhiệm của một bộ phận chuyên trách mà là trách nhiệm của từng cá nhân đối với chất lượng công việc của mình và chất lượng chung của toàn trường. Khi các báo cáo tự đánh giá của các đơn vị và cá nhân trong trường hoàn thành, nhà trường tổng hợp thành báo cáo tự đánh giá của trường theo mẫu quy định. Trong báo cáo này cần có nội dung tự đánh giá về hệ thống bảo đảm chất lượng của trường, bao gồm việc hệ thống đã đầy đủ hay còn thiếu những cấu phần nào, đồng thời đánh giá cách vận hành của hệ thống.
Sau khi hoàn thành tự đánh giá, cơ sở giáo dục đăng ký kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục hoặc chương trình đào tạo. Đoàn kiểm định có chức năng thẩm định báo cáo tự đánh giá, giúp nhà trường hoàn thiện hệ thống bảo đảm chất lượng bằng cách bổ sung các quy trình còn thiếu, hoàn thiện các quy trình chưa tốt và cải tiến cách vận hành hệ thống. Như vậy, tự đánh giá và kiểm định chất lượng không chỉ nhằm công nhận hay không công nhận đạt chuẩn, mà quan trọng hơn là giúp hoàn thiện hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong và cải tiến cách vận hành hệ thống để nâng cao chất lượng.
Giai đoạn thứ tư, tương ứng với bước cải tiến trong chu trình PDCA, là cải tiến hệ thống nhằm nâng cao chất lượng. Sau kiểm định, nhà trường tổ chức hoàn thiện hệ thống và cải tiến cách vận hành hệ thống. Cơ sở đào tạo có thể tổ chức đối sánh hoặc đối chuẩn để cải tiến hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong của mình. Việc vận hành hệ thống sẽ giúp thiết lập và duy trì chất lượng của cơ sở giáo dục. Khi hệ thống đã được hoàn thiện, cơ sở đào tạo cần công khai hệ thống bảo đảm chất lượng như một biện pháp thực hiện trách nhiệm giải trình xã hội, đồng thời cũng là cách quảng bá thương hiệu của nhà trường.
Xây dựng hệ thống bảo đảm chất lượng để kiến tạo văn hóa chất lượng
Việc xây dựng và vận hành hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong đem lại nhiều lợi ích thiết thực. Trước hết, hệ thống này là minh chứng cho việc cơ sở giáo dục đã xây dựng được một cấu phần quan trọng nhất của hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong. Đây cũng là cơ sở để duy trì chất lượng, bởi khi một công việc được thực hiện nhiều lần theo cùng một quy trình đã được chuẩn hóa, chất lượng đã được thiết lập có khả năng được duy trì bền vững. Văn bản quy trình luôn nhắc nhở các thành viên làm đúng và đủ theo hướng dẫn, từ đó hình thành thói quen và tiến tới xây dựng văn hóa chất lượng.
Hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong còn là căn cứ để viết báo cáo tự đánh giá, bởi báo cáo tự đánh giá thực chất là việc mô tả lại những gì nhà trường đã làm theo hướng dẫn và quy trình đã được xây dựng. Đây cũng là căn cứ để đoàn đánh giá ngoài góp ý hoàn thiện hệ thống. Thông qua hệ thống này, các trường có thể thể hiện việc điều chỉnh hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong, thực hiện đối sánh, đối chuẩn sau kiểm định và là cơ sở để các cấp đánh giá việc khắc phục điểm yếu của nhà trường. Hệ thống này đồng thời là cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng.
Khi có hệ thống văn bản đầy đủ, kiểm định viên có thể đối chiếu văn bản với phần mô tả trong báo cáo tự đánh giá để kiểm chứng mà không cần phụ thuộc quá nhiều vào phỏng vấn. Các văn bản, ở cả dạng bản cứng và bản mềm, được cung cấp cho từng thành viên trong trường theo nhiệm vụ tương ứng, luôn nhắc họ thực hiện đúng quy trình, bảo đảm chất lượng công việc của mình, viết báo cáo tự đánh giá về công việc của mình và đề xuất cải tiến. Bằng cách này, nhà trường có thể huy động mọi thành viên tham gia và chịu trách nhiệm về chất lượng công việc cá nhân cũng như chất lượng chung của toàn trường.
Tự đánh giá cơ sở giáo dục theo bộ chuẩn chất lượng cũng cần được thực hiện trên cơ sở mô hình tự đánh giá hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong. Hoạt động tự đánh giá trước hết bắt đầu từ việc xem xét sự hiện diện của các cấu phần trong hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong. Các cấu phần này bao gồm bản công bố sứ mạng, tầm nhìn, kế hoạch chiến lược; khung bảo đảm chất lượng bên trong trên cơ sở các tiêu chuẩn, tiêu chí, bao gồm các quy trình bảo đảm chất lượng để thực hiện các hoạt động cụ thể trong bốn lĩnh vực; các công cụ giám sát, công cụ đánh giá, kế hoạch cải tiến và hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng.
Sau khi xem xét sự hiện diện của các cấu phần, bước tiếp theo là đánh giá hoạt động của các cấu phần đó, cũng như tính thống nhất và đồng bộ của toàn hệ thống. Tiếp đó là đánh giá sự tác động của các thiết chế bảo đảm chất lượng bên trong tới từng hoạt động trong các lĩnh vực được quy định ở từng tiêu chí. Việc đánh giá này được tiến hành bằng cách sắp xếp toàn bộ minh chứng theo trình tự từ minh chứng đến quy trình hướng dẫn chuẩn bị minh chứng. Chẳng hạn, đối với tiêu chí về việc cơ sở đào tạo công bố sứ mạng, tầm nhìn bảo đảm đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan, hồ sơ minh chứng bao gồm bản tuyên bố sứ mạng, tầm nhìn của cơ sở đào tạo và bản mô tả quy trình chuẩn bị minh chứng. Quy trình này có thể gồm các bước như xác định các bên liên quan, xác định nhu cầu của các bên liên quan, dự thảo sứ mạng và tầm nhìn, tổ chức hội thảo xin ý kiến, chính thức hóa và công bố, đồng thời xác định các phương tiện công bố như tờ rơi, trang web. Việc xem xét này giúp đánh giá sự hiện diện của thiết chế bảo đảm chất lượng.
Sau đó, nhà trường cần đánh giá việc thực hiện quy trình hướng dẫn đối với từng minh chứng, xem các bước có được thực hiện đầy đủ và đúng quy định hay không, có minh chứng kèm theo hay không. Đây là đánh giá sự hoạt động của thiết chế bảo đảm chất lượng. Trên cơ sở đó, nhà trường hoặc đoàn đánh giá có thể góp ý để hoàn thiện quy trình, cải tiến cách vận hành quy trình hoặc công nhận quy trình đã phù hợp. Kết quả của quá trình này được sử dụng để viết báo cáo tự đánh giá theo mẫu và đăng ký đánh giá ngoài.
Văn hoá chất lượng - đích đến của quản trị đại học hiện đại
Có thể khẳng định rằng quản lý chất lượng là một phương thức quản lý mới, khác hẳn với phương thức quản lý truyền thống. Công cụ quan trọng nhất của phương thức quản lý này là hệ thống quản lý chất lượng, hay hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong, bao gồm các tiểu hệ thống có chức năng hướng dẫn và kiểm soát từng công việc trong trường cho từng người, trên cơ sở các tiêu chuẩn và tiêu chí. Mỗi tiểu hệ thống là một quy trình thực hiện một công việc cụ thể, nhằm bảo đảm rằng sản phẩm của công việc đó không có lỗi, để khâu tiếp theo cũng không có lỗi, và cuối cùng toàn bộ sản phẩm của quá trình giáo dục cũng không có lỗi.
Vì vậy, điều quan trọng nhất là phải xây dựng được hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong, bao gồm các tiểu hệ thống và các quy trình cho từng công việc. Vận hành hệ thống là khâu khó nhất vì nó phá vỡ thói quen của từng người, buộc mỗi người phải làm công việc cũ theo cách mới. Trước khi thực hiện, cần để mọi người thảo luận, góp ý, điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện hiện có. Trong quá trình thực hiện, cần hỗ trợ, giúp đỡ, tập huấn và trong giai đoạn đầu cần có cả chế tài phù hợp. Khi việc thực hiện quy trình trở thành thói quen, văn hóa chất lượng sẽ dần được hình thành. Ở đây, vai trò của lãnh đạo nhà trường là hết sức quan trọng.
Mỗi tiểu hệ thống tạo ra chất lượng của một sản phẩm cụ thể. Khi toàn bộ hệ thống được xây dựng và vận hành, hệ thống đó sẽ tạo ra chất lượng của toàn bộ sản phẩm của cơ sở giáo dục. Nếu được vận hành liên tục, chất lượng sản phẩm sẽ trở nên bền vững và hình thành văn hóa chất lượng. Sau mỗi kỳ tự đánh giá và kiểm định, nhà trường có điều kiện cải tiến hệ thống và cách vận hành hệ thống, qua đó nâng cao chất lượng. Đây là cơ sở để nhà trường quảng bá thương hiệu trong bối cảnh cạnh tranh, thực hiện trách nhiệm giải trình xã hội và hội nhập quốc tế.
Dưới góc độ quản trị hiện đại, văn hóa chất lượng cũng là tiêu chí phản ánh mức độ trưởng thành của hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong. Một cơ sở giáo dục chỉ có thể vận hành hiệu quả khi chất lượng trở thành trách nhiệm thường xuyên của từng đơn vị, từng cá nhân, thay vì chỉ tập trung chuẩn bị minh chứng khi đến chu kỳ kiểm định. Đây cũng là định hướng được thể hiện trong dự thảo Chuẩn cơ sở giáo dục đại học, khi nhấn mạnh việc xây dựng môi trường quản trị dựa trên cải tiến liên tục, quản trị bằng dữ liệu, tăng cường trách nhiệm giải trình và sự tham gia của các bên liên quan trong toàn bộ quá trình phát triển nhà trường. Thông tư số 20/2026/TT-BGDĐT về kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục đại học xác định mục đích của bộ tiêu chuẩn không chỉ để đánh giá ngoài mà còn để các cơ sở giáo dục xây dựng, vận hành và phát triển hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong, thực hiện tự đánh giá, công khai thông tin và trách nhiệm giải trình. Điều đó cho thấy kiểm định không phải là đích đến, mà là công cụ thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục, từng bước hình thành văn hóa chất lượng trong toàn bộ hoạt động của nhà trường.
Tài liệu tham khảo
1. AUN-QA. (2021). Tài liệu hướng dẫn đánh giá cấp chương trình đào tạo theo AUN-QA. NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh.
2. Nguyễn Đức Chính. (Chủ biên). (2003). Kiểm định chất lượng trong giáo dục đại học. NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
3. Nguyễn Đức Chính. (2017). Quản lí chất lượng trong giáo dục. NXB Giáo dục Việt Nam.
4. Nguyễn Đức Chính, Trần Xuân Bách. (2022). Phát triển chương trình đào tạo với bảo đảm chất lượng và kiểm định chất lượng. NXB Giáo dục Việt Nam.
Độc giả có thể xem thêm bài viết:
Những vấn đề pháp lý và quy định mới trong bảo đảm chất lượng cơ sở giáo dục đại học
