Bộ Giáo dục và Đào tạo (GDĐT) đang lấy ý kiến đối với dự thảo Thông tư quy định chi tiết một số điều của Nghị định số 88/2026/NĐ-CP ngày 28/3/2026 của Chính phủ về quản lý dữ liệu giáo dục và đào tạo.
Dự thảo được xây dựng nhằm phù hợp với các văn bản mới ban hành, bối cảnh sắp xếp chính quyền địa phương 2 cấp, sắp xếp các cơ sở giáo dục và sự phát triển của khoa học, công nghệ dữ liệu.
Các nội dung chính gồm danh mục cơ sở dữ liệu chuyên ngành; trách nhiệm tạo lập dữ liệu hồ sơ học tập suốt đời; sử dụng mã số hồ sơ học tập suốt đời để quản lý truy cập, khai thác dữ liệu; quy trình kết nối, đồng bộ, kiểm tra, đối soát, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu; quản lý, vận hành, khai thác Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo; các nội dung dữ liệu dùng chung. Dự thảo không áp dụng đối với dữ liệu giáo dục và đào tạo liên quan đến bí mật nhà nước.
Kết nối dữ liệu, giảm nhập liệu trùng lặp và báo cáo thủ công
Dự thảo xác định danh mục các cơ sở dữ liệu do Bộ GDĐT xây dựng, quản lý và sử dụng thống nhất, gồm cơ sở dữ liệu về giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên; cơ sở dữ liệu về giáo dục đại học; cơ sở dữ liệu về giáo dục nghề nghiệp và Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo.
Các hệ thống được định hướng có khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác và ứng dụng VNeID.
Một nguyên tắc đáng chú ý là dữ liệu phải được tạo lập từ nguồn có thẩm quyền, bảo đảm tính hợp pháp, đầy đủ, chính xác, kịp thời, thống nhất và toàn vẹn. Việc quản lý dữ liệu thực hiện theo nguyên tắc “tạo lập một lần tại nguồn”, hạn chế yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp lại những thông tin đã có và được phép khai thác.
Để thực hiện các yêu cầu này, dự thảo quy định trách nhiệm của cơ sở giáo dục trong việc phân công nhân sự, phân quyền tài khoản, tổ chức tạo lập và cập nhật dữ liệu đầy đủ, chính xác, kịp thời khi có thay đổi về người học, nhà giáo, quá trình học tập, rèn luyện, văn bằng và chứng chỉ. Các cơ sở đồng thời phải bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Về phương thức cập nhật, cơ sở giáo dục có thể nhập dữ liệu trực tiếp trên cơ sở dữ liệu chuyên ngành, thông qua Nền tảng số quản trị giáo dục quốc gia hoặc kết nối, đồng bộ dữ liệu từ các phần mềm nghiệp vụ theo chuẩn dữ liệu do Bộ GDĐT quy định.
Đối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo, dữ liệu có thể được cập nhật thông qua Nền tảng số quản trị giáo dục quốc gia hoặc kết nối, đồng bộ từ các cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin, phần mềm quản lý và các cơ sở dữ liệu liên quan. Tùy theo nhóm dữ liệu, việc đồng bộ có thể thực hiện theo thời gian thực hoặc định kỳ.
Nếu được triển khai hiệu quả, cơ chế này có thể giúp giảm đáng kể những thao tác nhập lại cùng một thông tin trên nhiều hệ thống. Thay vì tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, lập các bảng thống kê riêng rồi gửi báo cáo theo từng yêu cầu, cơ quan quản lý có thể khai thác thông tin đã được cập nhật, kết nối và chuẩn hóa trên hệ thống theo phạm vi được phân quyền.
Điều này có ý nghĩa thiết thực đối với các cơ sở giáo dục, nhất là khi thông tin về người học, đội ngũ nhà giáo và hoạt động đào tạo thường xuyên thay đổi. Khi dữ liệu được cập nhật từ nguồn và có thể chia sẻ giữa các hệ thống, thời gian dành cho việc nhập liệu, đối chiếu và tổng hợp thủ công có thể được giảm bớt, tạo điều kiện để cán bộ quản lý tập trung hơn vào công việc chuyên môn.
Tuy nhiên, tự động hóa không chỉ là đưa dữ liệu lên phần mềm hoặc kết nối nhiều hệ thống với nhau. Dữ liệu đầu vào phải chính xác, thống nhất và được cập nhật kịp thời; các phần mềm cần đáp ứng chuẩn kết nối chung. Nếu dữ liệu chưa được chuẩn hóa hoặc mỗi hệ thống sử dụng cách ghi nhận khác nhau, việc đồng bộ có thể tiếp tục phát sinh sai lệch và nhu cầu kiểm tra, điều chỉnh thủ công.
Vì vậy, bên cạnh quy định về phương thức kết nối, việc làm rõ trách nhiệm cập nhật, kiểm tra, đối soát và làm sạch dữ liệu có vai trò quan trọng. Giảm báo cáo thủ công chỉ thực sự có ý nghĩa khi dữ liệu đã có được khai thác hiệu quả, đồng thời không phát sinh thêm các quy trình nhập liệu song song để phục vụ những hệ thống khác nhau.
Hồ sơ học tập suốt đời gắn với mã định danh cá nhân
Cùng với việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất, dự thảo hướng tới hình thành hồ sơ học tập suốt đời, ghi nhận liên tục quá trình học tập và kết quả của mỗi người trong hệ thống giáo dục quốc dân.
Theo dự thảo, mã định danh cá nhân được sử dụng làm mã hồ sơ học tập suốt đời. Mỗi người học có một mã định danh trên cơ sở dữ liệu giáo dục và đào tạo, đồng thời mã này được sử dụng làm mã số hồ sơ học tập suốt đời.
Dữ liệu hồ sơ học tập suốt đời được thiết kế để ghi nhận quá trình học tập, rèn luyện, kết quả học tập, văn bằng, chứng chỉ và trình độ đào tạo của người học. Hồ sơ dự kiến bao gồm dữ liệu học bạ số, văn bằng và chứng chỉ số, thông tin công nhận văn bằng do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp, cùng kết quả học tập trong các chương trình giáo dục, đào tạo.
Người học hoặc người đại diện hợp pháp của người học chưa thành niên được sử dụng mã số này để truy cập, khai thác dữ liệu của mình; đề nghị kiểm tra, đính chính thông tin không chính xác và thực hiện các giao dịch, thủ tục hành chính liên quan theo quy định.
Việc sử dụng thống nhất mã định danh cá nhân giúp tạo cơ sở để liên kết thông tin học tập của một người qua các cấp học, trình độ đào tạo và giai đoạn học tập khác nhau. Thay vì dữ liệu bị phân tán tại nhiều cơ sở hoặc hệ thống, hồ sơ học tập suốt đời hướng tới khả năng tra cứu, xác thực và chia sẻ hợp pháp giữa các cơ sở giáo dục.
Về phía người học, việc có thể truy cập thông tin và đề nghị đính chính dữ liệu giúp tăng tính chủ động trong quản lý hồ sơ cá nhân. Khi dữ liệu được kết nối và xác thực, việc chứng minh kết quả học tập, văn bằng, chứng chỉ hoặc thực hiện các thủ tục liên quan cũng có cơ sở thuận lợi hơn, tùy theo mức độ triển khai và quy định áp dụng đối với từng thủ tục.
Đối với công tác quản lý, dữ liệu học tập được tích lũy liên tục có thể hỗ trợ thống kê, nghiên cứu, dự báo và cung cấp dịch vụ công. Tuy nhiên, để hồ sơ thực sự có giá trị sử dụng lâu dài, dữ liệu cần được cập nhật đầy đủ, chính xác trong suốt quá trình học tập; quyền truy cập, khai thác phải được phân định rõ ràng, đi kèm yêu cầu bảo vệ dữ liệu cá nhân và an toàn thông tin.
Nhìn tổng thể, dự thảo hướng tới chuyển từ quản lý dữ liệu phân tán sang tăng cường kết nối, chia sẻ và khai thác thống nhất. Trong đó, đồng bộ dữ liệu theo hướng tự động và giảm báo cáo thủ công là yêu cầu gắn trực tiếp với hiệu quả quản lý, còn hồ sơ học tập suốt đời tạo nền tảng để theo dõi quá trình học tập của mỗi người một cách liên tục hơn.
Để những mục tiêu này trở thành kết quả thực tế, việc hoàn thiện quy định cần đi cùng chuẩn hóa dữ liệu, bảo đảm khả năng kết nối giữa các hệ thống và phân định rõ trách nhiệm của từng đơn vị. Khi dữ liệu được cập nhật đúng ngay từ nguồn, có thể dùng chung và khai thác theo thẩm quyền, chuyển đổi số mới thực sự giúp giảm việc hành chính lặp lại, thay vì chỉ chuyển các thao tác thủ công từ hồ sơ giấy sang môi trường điện tử.
