Thông tư số 70/2026/TT-BGDĐT quy định về quản lý và sử dụng học bạ số trong các cơ sở giáo dục phổ thông và cơ sở giáo dục thường xuyên, bao gồm: tạo lập và nội dung học bạ số; ký số và phát hành; khai thác và sử dụng; thu nhận, kết nối, chia sẻ, lưu trữ; bảo mật; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
Theo đó, học bạ số được xác định là dữ liệu điện tử ghi nhận có hệ thống quá trình học tập, kết quả học tập, kết quả rèn luyện, nhận xét, đánh giá và các thông tin liên quan của người học trong quá trình học tập tại cơ sở giáo dục.
Ký số học bạ số là việc sử dụng chữ ký số của cá nhân có thẩm quyền và chữ ký số của cơ sở giáo dục để xác nhận tính đầy đủ, chính xác và hợp lệ của học bạ số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Thông tư quy định tương đối toàn diện các khâu trong chu trình của học bạ số, từ tạo lập, ký số, phát hành đến khai thác, sử dụng, thu nhận, kết nối, chia sẻ, lưu trữ và bảo mật dữ liệu.
Điểm đáng chú ý là học bạ số không đơn thuần là việc “số hóa” một cuốn học bạ giấy. Với quy định về chuẩn dữ liệu, mã số hồ sơ học tập suốt đời, chữ ký số, xác thực trực tuyến và lưu vết các hoạt động trên hệ thống, học bạ số đang được thiết kế như một thành phần của hạ tầng dữ liệu giáo dục, phục vụ cả quản lý nhà nước, hoạt động chuyên môn của nhà trường và các giao dịch giáo dục của người học.
Nội dung Học bạ số bao gồm các trường dữ liệu theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo; Cấu trúc các trường dữ liệu, định dạng dữ liệu, quy tắc hiển thị, quy tắc mã hóa và các yêu cầu kỹ thuật chi tiết đối với học bạ số được Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định;
Chuẩn dữ liệu học bạ số phải bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ trên phạm vi toàn quốc. Đồng thời phù hợp chuẩn định dạng mở, có khả năng kết nối, chia sẻ, tích hợp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo và các hệ thống có liên quan; có khả năng tra cứu, xác thực, trích xuất, lưu trữ lâu dài.
Mỗi người học một học bạ số - mở đường cho hồ sơ số học tập xuyên suốt
Theo quy định, mỗi người học được tạo lập một học bạ số duy nhất, gắn với mã số hồ sơ học tập suốt đời của người học. Quy định này có ý nghĩa quan trọng đối với việc hình thành hồ sơ học tập thống nhất, xuyên suốt quá trình học tập. Thay vì dữ liệu học tập được hình thành và lưu giữ rời rạc tại từng trường, học bạ số được định hướng trở thành hồ sơ có tính kế thừa khi người học chuyển trường.
Dữ liệu dùng để tạo lập học bạ số phải được kiểm tra, đối chiếu, xác thực từ hồ sơ người học, dữ liệu định danh và dữ liệu quản lý giáo dục của cơ sở giáo dục. Việc tạo lập học bạ số được thực hiện trên hệ thống thông tin, phần mềm quản lý hoặc nền tảng số đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo quy định.
Tạo lập học bạ số được thực hiện theo từng năm học; thời điểm tạo lập trước ngày 30 tháng 6 hằng năm, trường hợp đặc biệt trước ngày 30 tháng 8 hằng năm; bảo đảm phù hợp với các hoạt động giáo dục tại địa phương. Học bạ số sau khi được ký số và phát hành không được chỉnh sửa trực tiếp trên bản đã phát hành, trừ trường hợp thu hồi và tạo lập lại theo quy định.
Đáng chú ý, khi người học chuyển trường, học bạ số phải được kế thừa, đồng bộ và cập nhật trên cơ sở dữ liệu, hệ thống học bạ số của cơ sở giáo dục tiếp nhận. Đây là bước chuyển từ tư duy quản lý hồ sơ tại từng cơ sở giáo dục sang quản lý dữ liệu học tập theo suốt quá trình của người học.
Thông tư yêu cầu chuẩn dữ liệu học bạ số phải bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ trên phạm vi toàn quốc; phù hợp với chuẩn định dạng mở; có khả năng kết nối, chia sẻ, tích hợp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo và các hệ thống liên quan.
Bên cạnh đó, dữ liệu phải đáp ứng khả năng tra cứu, xác thực, trích xuất và lưu trữ lâu dài. Đây là một trong những điểm có ý nghĩa nền tảng đối với quá trình chuyển đổi số giáo dục.
Nguyên tắc ký số và phát hành học bạ số
Một trong những nội dung quan trọng của Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT là quy định cụ thể về ký số và phát hành học bạ số.
Điều 8, Thông tư quy định việc ký số học bạ số phải được thực hiện theo cơ chế ký số của cá nhân có thẩm quyền và ký số của cơ sở giáo dục. Chỉ phát hành học bạ số sau khi hoàn thành việc kiểm tra, xác thực dữ liệu và ký số hợp lệ. Học bạ số, bản điện tử học bạ số, bản trích lục điện tử học bạ số phục vụ giao dịch phải có cơ chế kiểm tra, xác thực trực tuyến hoặc xác thực theo quy định kỹ thuật của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Chữ ký số sử dụng trong học bạ số phải bảo đảm giá trị pháp lý, khả năng xác thực và kiểm tra tính hợp lệ theo quy định của pháp luật.
Người có thẩm quyền ký số học bạ số là giáo viên môn học, giáo viên phụ trách hoạt động giáo dục, giáo viên chủ nhiệm, người đứng đầu cơ sở giáo dục hoặc người được phân công, ủy quyền theo quy định của pháp luật.
Cơ sở giáo dục sử dụng chữ ký số của tổ chức để xác nhận trách nhiệm của đơn vị đối với học bạ số do đơn vị tạo lập, quản lý và phát hành.
Trình tự ký số học bạ số được thực hiện qua các khâu: Hoàn thiện dữ liệu học bạ số; Kiểm tra, đối chiếu, xác nhận dữ liệu; Ký số của cá nhân có thẩm quyền; Ký số của cơ sở giáo dục; Cập nhật trạng thái ký số trên hệ thống. Ký số học bạ số được thực hiện theo năm học.
Phát hành học bạ số là việc đưa học bạ số đã được ký số hợp lệ vào sử dụng chính thức trên hệ thống dữ liệu của cơ sở giáo dục và hệ thống có liên quan. Mỗi lần phát hành học bạ số, bản điện tử học bạ số, bản trích lục điện tử học bạ số phải được ghi nhận trên hệ thống, bao gồm thời gian phát hành, chủ thể phát hành, mục đích phát hành, đối tượng nhận.
Trường hợp dữ liệu học bạ số được chỉnh sửa làm thay đổi nội dung đã phát hành, cơ sở giáo dục phải thực hiện lại việc xác thực, ký số và phát hành theo quy định.
Quản lý và sử dụng học bạ số như thế nào?
Học bạ số được sử dụng trong các hoạt động: tuyển sinh, chuyển trường, xác minh thông tin về học tập, xét hoàn thành chương trình, xét lên lớp; lưu trữ, quản lý giáo dục, thống kê, phân tích, đánh giá chất lượng giáo dục, tư vấn, định hướng nghề nghiệp, xây dựng kế hoạch giáo dục của nhà trường và thực hiện thủ tục hành chính và các hoạt động nghiệp vụ khác liên quan trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo.
Sử dụng học bạ số phải bảo đảm đúng mục đích, đúng thẩm quyền, đúng đối tượng, đúng phạm vi được phép khai thác và phù hợp với quy định của pháp luật. Học bạ số chỉ được sử dụng khi dữ liệu học bạ số đã được tạo lập, cập nhật, xác nhận và ký số theo đúng quy định; bảo đảm chính xác, đầy đủ, kịp thời, khách quan, thống nhất; có khả năng kiểm tra, xác thực và truy xuất nguồn gốc. Việc khai thác, chia sẻ và sử dụng dữ liệu học bạ số phải giới hạn trong phạm vi dữ liệu cần thiết, phù hợp với mục đích sử dụng, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, cá nhân được phép khai thác.
Việc quản lý và sử dụng học bạ số phải bảo đảm an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền, lợi ích hợp pháp của người học. Mọi hoạt động tạo lập, cập nhật, phát hành, khai thác, chia sẻ và sử dụng dữ liệu học bạ số phải được lưu vết trên hệ thống để phục vụ kiểm tra, giám sát, xác thực và truy xuất khi cần thiết.
Việc khai thác học bạ số được thực hiện thông qua hệ thống thông tin, phần mềm quản lý giáo dục; Cổng Dịch vụ công quốc gia, ứng dụng định danh quốc gia VNeID và các nền tảng số khác khi đáp ứng các điều kiện kết nối, xác thực, bảo đảm an toàn thông tin và được cơ quan có thẩm quyền cho phép.
Phân quyền khai thác học bạ số được thực hiện theo nguyên tắc đúng thẩm quyền, đúng phạm vi cho phép, có xác thực và có lưu vết. Mức độ truy cập của từng nhóm chủ thể cũng được quy định chi tiết.
Không yêu cầu học bạ giấy: Phép thử quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính
Khi học bạ số, bản điện tử học bạ số, trích lục điện tử học bạ số đã đáp ứng điều kiện quy định tại Thông tư này, cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được yêu cầu nộp thêm học bạ giấy, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Trường hợp hệ thống tiếp nhận chưa đủ điều kiện kết nối trực tuyến, cơ quan, tổ chức tiếp nhận được sử dụng bản điện tử hoặc bản trích lục điện tử có xác thực theo quy định.
Học bạ số, bản điện tử học bạ số và bản trích lục điện tử học bạ số được chuyển đổi sang văn bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Văn bản giấy được chuyển đổi hợp lệ có giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật. Người học hoặc người đại diện theo pháp luật của người học có quyền yêu cầu cơ sở giáo dục thực hiện việc chuyển đổi và không phải trả phí.
Từ học bạ số đến hạ tầng dữ liệu học tập suốt đời
Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT cho thấy cách tiếp cận mới đối với hồ sơ học tập: học bạ số không chỉ là phiên bản điện tử của học bạ truyền thống mà được đặt trong một hệ thống quản trị dữ liệu có tính liên thông, xác thực và truy xuất.
Ba yêu cầu nổi bật có thể nhận diện là “một người học - một học bạ số; một dữ liệu - nhiều khả năng khai thác đúng mục đích; một quy trình - nhiều lớp xác thực”.
Từ góc độ quản lý, đây là bước tiến quan trọng để giảm hồ sơ giấy, hạn chế việc nhập lại dữ liệu, hỗ trợ cải cách thủ tục hành chính và nâng cao hiệu quả quản trị nhà trường. Từ góc độ người học, học bạ số có thể giúp việc chuyển trường, tuyển sinh, xác minh kết quả học tập và thực hiện các thủ tục giáo dục thuận lợi hơn.
